Stakeholder Engagement 2/2

Mit der Einfluss-Interesse-Matrix rasch den Überblick gewinnen.

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Eine immer komplexer werdende Welt – man hört es an allen Ecken: Heutzutage müssen viel mehr Parameter in der Entscheidungsfindung mitgedacht werden als noch vor einigen Jahrzehnten. Das gilt nicht nur für die Politik, sondern bezieht sich auch auf Unternehmen und die Wirtschaft und somit auch auf Projekte. Vor allem im Projektmanagement-Sektor müssen sich Projektleiter einer Sache bewusst werden: In dieser komplexen Welt fordern die vom Projekt betroffenen Parteien ein Mitspracherecht. Das heißt, es gibt nicht nur mehr Stakeholder, sondern diese wollen auch in das Projekt integriert werden.

Wie können Sie mit dieser Komplexität umgehen? Wir zeigen Ihnen einige Methoden, die Ihnen helfen den Überblick über Ihre Stakeholder zu behalten. Los geht's!

Einfluss-Interesse-Matrix

Eine hilfreiche Methode ist die Einfluss-Interesse-Matrix. Sie ist klar strukturiert und hilft Ihnen Ihr Stakeholder-Panorama zu verstehen. Mit der Matrix können Sie Ihre Stakeholder praktikabel segmentieren und sie hilft Ihnen, Ihre Stakeholder-Kommunikation zu planen.

Wie genau sieht das aus? Wie können Sie die Matrix umsetzen? 

X-Achse: Der Einfluss Ihrer Stakeholder

Unterschiedliche Stakeholder haben unterschiedliche Interessen, das ist logisch. Aber sie haben auch unterschiedlich viel Macht auf Ihr Projekt. Für Sie ist es essentiell wichtig zu wissen, welcher Stakeholder wie viel Einfluss auf Ihr Projekt hat.

Doch passen Sie auf: Es gibt nicht nur die Entscheidungsträger im Projekt und in der Organisation, die aufgrund ihrer Position mächtig sind. Fast ebenso wichtig sind informell Mächtige, die sehr gut vernetzt sind oder an wichtigen Stellen sitzen und “gut Stimmung” machen können. Und vergessen Sie nicht die Gatekeeper, wie Datenschutz, Qualitätsmanagement, Rechtsabteilung oder Betriebsrat. Das sind Personen, die vielleicht Teile Ihres Vorhabens freigeben müssen und durch ein "Nein" große Verzögerungen verursachen können.

Y-Achse: Das Interesse an Ihrem Projekt

Warum ist gerade das Interesse am Projekt so wichtig - könnten Sie nicht einfach genau so gut die "betroffenen Stakeholder” an dieser Stelle nehmen? Das können Sie tun, und manchmal ist es auch angemessen. Aber damit schränken Sie Ihren Blick ein, da auch nicht-betroffene Stakeholder Interesse an Ihrem Projekt haben könnten. Wie zum Beispiel jene, die zusehen möchten, wie Ihr Projekt scheitert. Oder auch jene, die denken betroffen zu sein, auch wenn sie es nicht sind. Mit dieser Matrix erfassen Sie alle Stakeholder, die ein Interesse an Ihrem Projekt haben - unabhängig von deren Motivation. Denn Interesse ist immer Energie, die auch zu stärkeren Handlungen bereit sind. Und Sie müssen wissen, wer tatsächlich wirksam werden kann.

Stakeholder Segmentierung

Wenn Sie nun alle Stakeholder eingeschätzt und in die Matrix aufgenommen haben, erhalten Sie einen raschen und guten Überblick, wer welche Aufmerksamkeit von Ihnen benötigt:

1. Zuschauer - Stakeholder mit wenig Einfluss und wenig Interesse am Projekt:
   Sie gilt es zu beobachten, ob sich etwas verändert oder zusammenbraut. Unsere Ressourcen werden wir aber anderswo effektiver einsetzen.

2. Einflussreiche Beobachter - Stakeholder mit wenig Interesse aber großem Einfluss:
   Hier benötigen wir schon etwas mehr Aufmerksamkeit. Denn wir wollen nicht, dass sie gegen uns aktiv werden. Also werden wir versuchen, sie zufrieden und zuversichtlich zu halten.

3. Aktive Player - Stakeholder mit wenig Einfluss aber hohem Interesse:
   Das hohe Interesse motviert sie dazu, sich bemerkbar zu machen. Wir müssen sie gut informiert und eingebunden halten. Nicht, dass sie mit ihrer Unzufriedenheit andere Stakeholder anstecken.

4. Key Player - das sind jene Stakeholder mit hohem Einfluss und hohem Interesse:
   Diese müssen wir gut betreuen und stark in das Projekt integrieren. Ihre Interessen sind für den Erfolg unseres Projektes entscheidend. Daher binden wir aktiv in unser Projekt mit ein und lassen sie Teil des Projekterfolges werden.

Stakeholder Kommunikation

Die Einfluss-Interesse-Matrix hilft uns aber auch dabei, die richtigen Botschaften und passenden Kommunikationskanäle bzw. Medien dafür zu finden.

Welche Möglichkeiten haben Sie? 

Natürlich kann man eine Projekt-Website oder einen Newsletter machen. Nur damit bewegt man in der Regel niemanden. Diese Medien können Informationen transportieren, aber auch schon nicht viel mehr. Je einflussreicher und interessierter ein Stakeholder ist, desto individueller und bi-direktionaler müssen die Kanäle werden. Im mittleren Bereich können Sie mit persönlichen Mails, aber auch mit Events arbeiten. Ist der Einfluss groß aber das Interesse gering, sollten es dann schon kleine Meetings und Workshops werden. Mit den Key Playern sollten Sie persönliche Gespräche führen, je nachdem was zu dem einzelnen Stakeholder passt.

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